Enjeu : Des tâches financières récurrentes (suivi des impayés, calcul des RFA, lectures analytiques, valorisation des stocks, trésorerie) reposaient sur des extractions et des traitements manuels.
Décision : Les automatiser à partir des bases existantes (CEGID, CARL, stock papier), plutôt qu’ajouter un outil financier de plus.
Résultat : Des relances clients hebdomadaires systématiques, des RFA appliquées selon chaque contrat, une analytique utilisée par la direction générale du site et du groupe et par les commerciaux, et des stocks valorisés sans ressaisie.
Contexte
Au-delà de la comptabilité fournisseur, une partie du travail financier de l’entreprise reposait sur des extractions et des calculs manuels : repérer les factures clients impayées, calculer les remises de fin d’année (RFA) prévues aux contrats, produire les lectures de chiffre d’affaires attendues par la direction, valoriser les stocks et suivre la trésorerie.
Ces sujets ont en commun de s’appuyer sur des données déjà présentes dans le SI : la comptabilité CEGID, la GMAO CARL Source et le stock papier.
Rôle
- Mon équipe a réalisé l’automatisation des relances clients, à partir de 2016.
- J’ai conçu et réalisé moi-même les autres volets : RFA, analytique, valorisation des stocks et suivi de trésorerie.
- J’ai travaillé sur des données financières largement confidentielles, en lien direct avec la direction.
Périmètre / fonctionnalités
- Relances clients : lecture des écritures dans la base comptable CEGID et contrôle des lettrages. Une facture client échue et non lettrée est relancée chaque lundi, jusqu’à son paiement.
- RFA : application des remises de fin d’année prévues aux contrats clients. Elles portent sur certains articles ou sur tous, selon les clients, et le taux appliqué dépend de chaque contrat.
- Analytique : chiffre d’affaires par machine, et par client et par titre.
- Valorisation des stocks (depuis 2021) : extraction des articles de la GMAO CARL Source et du stock papier, valorisés au prix moyen pondéré (PMP) ou au dernier prix.
- Suivi de trésorerie : rapprochement bancaire en temps réel pour la gestion du quotidien, et prévisionnel, le tout relié à CEGID. La solution a été réalisée sous Excel, et aurait pu être reprise avec d’autres technologies.
Décisions / arbitrages
- Partir des bases existantes : j’ai lu directement les données de CEGID, de CARL et du stock papier plutôt que de multiplier les ressaisies ou d’ajouter un outil financier de plus.
- Contrôle par le lettrage : la relance repose sur l’état réel du compte client (facture échue et non lettrée), pas sur une liste tenue à la main.
- Règles contractuelles explicites : les RFA suivent les conditions propres à chaque client, au lieu d’un taux unique appliqué par défaut.
- Trésorerie reliée à la comptabilité : j’ai relié le suivi de trésorerie directement à CEGID, pour que rapprochement et prévisionnel partent des écritures réelles, sans ressaisie.
Résultats / apports
- Les factures clients échues sont relancées chaque semaine, systématiquement, jusqu’au paiement.
- Les RFA sont appliquées selon les termes de chaque contrat.
- L’analytique du chiffre d’affaires est utilisée par la direction générale du site et du groupe, ainsi que par les commerciaux.
- Les stocks de maintenance et de papier sont valorisés sans ressaisie, selon la méthode retenue (PMP ou dernier prix).
- Le suivi de trésorerie devait remplacer un traitement manuel de la directrice générale adjointe. Il n’a pas été mis en production : le projet s’est arrêté avec le départ de la directrice administrative et financière, avant de pouvoir être repris.